档案是全面反映基金会各项活动的历史记录，是实现决策科学化的重要依据，为规范档案管理，特制定本办法。
1、基金会各种具有保存价值的、方案、财务资料、会议纪要、协议、合同等文件、图片等必须立卷、归档。
2、档案编号以“一案一号”为原则，并区分类别进行编号。
3、档案保管期限除政府有特殊规定的外，一律按以下规定办法建档。
（1）永久保存：基金会章程、各种规章制度、理事名册、理事会、监事会会议纪要，基金会证照，各级批文，银行印鉴、年度财务报表、大型活动图片，音像资料及其他需要永久保存的文书。
（2）十五年保存期：会计凭证（其他财务档案的保存期限按照国家相关规定执行），其他经核定须十五年保存的文书。
（3）五年保存期：基金会年度工作计划、完结后的项目方案等其他需要五年保存的文书。
（4）一年保存期：短期的工作计划和总结，完结后的各种报告，完结后无须长期保存的文书。
4、档案由办公室指定专人负责保管。档案管理人员应档案管理的有关要求妥善保管，保证档案的安全。
5、因工作需要调阅档案时，须填写《档案调阅登记表》。并经相关领导批准后方可调阅。
6、档案管理人员须严格按照《档案调阅登记表》中的内容，将相关档案调出供调档人查阅。
7、《档案调阅登记表》由档案管理人员留存备查。
8、需销毁的档案由保管部门填写《档案销毁申请表》并留存，经相关人员批准后方可销毁，并由两人以上共同完成。
杭州市送温暖工程基金会
2015年1月20日
